Delegowanie zadań nigdy nie było i nie jest prostym procesem podczas prowadzenia projektu. Naturalnym zjawiskiem dla każdego człowieka jest darzenie ludzi mniejszym lub większym zaufaniem. Normalne jest zatem, że chętniej przekazujemy zadania tym, którzy według nas zrobią to najlepiej. Leader zespołu często zadaje sam sobie pytanie „Czy oni na pewno zrobią to tak dobrze jak ja”. Pytanie to najbardziej blokuje rozwój firmy, bo jego skutki nie pozwalają działać innym. Jak pozbyć się tego przyzwyczajenia oraz ciągłego głosu w głowie ?

Rozwiązanie jest dość proste. Jeśli jesteś osobą, lub masz osobę która robi w zespole coś dobrze, spiszcie wykonywane kroki i ubierzcie całość działań w procedurę. Następnie tak spisany dokument dodajcie do zadania osobie, na którą to zadanie delegujecie. Ważnym aspektem jest tutaj otwartość na krytykę dotyczącą przygotowanej procedury. Wstępnie przygotowany dokument powinniśmy traktować jako draft i słuchać zespołu czego im brakuje lub co jest mało zrozumiałe. Wspólnie uzupełniony i poprawiony dokument powinien stanowić podstawę dla realizacji zadania.

Gdy uda Ci się stworzyć zestaw odpowiednich procedur, delegowanie zadań będzie o wiele prostsze, gdyż będziesz miał pewność, że każdy kto będzie realizował zadanie, będzie robił je podobnie do Ciebie. Pamiętaj tylko, że przygotowana procedura musi żyć. Trzeba do niej często wracać i ją aktualizować o nowe potrzeby czy też technologie z jakich korzysta firma. Procedury są świetne także w przypadku wdrażania nowych osób do zespołu. Poza typowym szkoleniem, przekazanie zestawu dokumentów opisujących procesy znacznie ułatwia i przyspiesza wdrożenie nowych osób do projektów.

Czy procedury muszą być skomplikowanym dokumentem ? Zdecydowanie nie. Im prostsze tym lepsze. Zobacz niżej jak może wyglądać przykładowa procedura przygotowanie prostej strony do instalacji na serwerze klienta:

Procedura przygotowania strony do instalacji na serwerze klienta:

Jak widzisz, przygotowanie listy 18 punktów pozwala poprowadzić każdego przez weryfikację strony przed jej instalacją. Taka procedura zapewnia że nawet Ci, których darzysz największym zaufaniem, a także Ty sam, nigdy nie zapomnicie o jakiejś ważnej rzeczy, a w szczególności gdy terminy cisną Was z każdej strony i trzeba wszystko robić bardzo szybko, wręcz odruchowo.

Procedury będą zawsze pilnowały, aby jakość Twoich usług była na tym samym, bardzo dobrym poziomie.

O nowościach www świecie

Cyfrowy świat wciąż się zmienia. A my wraz z nim. Trzymamy rękę na pulsie, żebyś Ty z łatwością nadrobił zaległości w digitalnych newsach. Sprawdź, co w necie piszczy!

Zobacz więcej