Myśląc o stworzeniu strony internetowej lub systemu internetowego zawsze stawiamy sobie ważne pytanie: Co mi da to da i czy mi się to będzie opłacać? Pomijając aspekty marketingowe oraz fakt czy naszą inwestycję wykorzystamy jako narzędzie sprzedażowe lub zwiększające świadomość marki w sieci, aby zbadać opłacalność chcemy znać koszt, z którym będziemy musieli się zmierzyć. Niestety nie zawsze jest tak, że znajomość dokładnego kosztu działa na korzyść naszego budżetu.
W software house podejście do rozliczania projektów można podzielić na dwa typy: Fixed Price oraz Time And Material. Największą popularnością w Polsce cieszy się ten pierwszy. Czy mimo to, Fixed Price jest zawsze opłacalne ? Prawda jest taka, że w większości przypadków nie. Dlaczego jest zatem tak popularna ? Chodzi tutaj przede wszystkim o aspekty psychologiczne. Człowiek z natury nie lubi tego co jest niewiadome. Fixed Price jest podejściem, w którym otrzymujemy konkretne informacje – wycenę oraz termin oddania projektu. Daje to nam swego rodzaju poczucie bezpieczeństwa, bo wiemy z jakim budżetem dokładnie się mierzymy i mamy pewność, że go nie przekroczymy. Znamy także dokładną datę otrzymania produktu końcowego, co pozwoli nam łatwiej planować akcje marketingowe. Zapewne zapytasz, dlaczego wspomniałem, że może to nie być opłacalne. Gdzie jest haczyk?
Tworząc wycenę w oparciu o Fixed Price, jako wykonawca, musimy zadbać o budżet swojej firmy. Nie zawsze otrzymujemy od klienta dokładny opis projektu, a także nie jesteśmy w stanie przewidzieć wszystkich możliwych scenariuszy towarzyszących realizacji. Dlatego też bardzo ważne jest rozpisanie tak zwanej siatki ryzyka, która ma spory wpływ na wycenę końcową. Koszty, które mogą powstać w przypadku wystąpienia zakładanego ryzyka należy uwzględnić w kosztorysie projektu. Ryzyko, jak sama nazwa na to wskazuje, może powstać lub też nie. Niezależnie od tego, klient musi ponieść jego koszt, gdyż jest ono składową wyceny. Im mniej przewidywanych sytuacji się wydarzy, tym więcej zarobi wykonawca. W przeciwnym przypadku, wykonawca zbliży się po prostu do założonej minimalnej marży. Przy dobrze przygotowanej wycenie, firma realizująca projekt nigdy nie zarobi mniej niż założona marża. Co to oznacza dla klienta? W większości przypadków przepalanie budżetu na pokrycie kreowanego ryzyka, które prawdopodobnie się nie wydarzy. Podsumowując, Fixed Price daje nam poczucie bezpieczeństwa ale też wiąże się z większym kosztem, który musimy ponieść.
Alternatywą dla realizacji projektu w oparciu o Fixed Price jest podejście Time And Material. Pracując w trybie T&M rozliczamy się za faktycznie zużyte zasoby, czyli przepracowane roboczogodziny. Rozwiązanie to budzi niepewność u klientów, gdyż nie znają dokładnej ceny końcowej, a jedynie szacunkowe wyliczenia. Nasuwa się zatem pytanie, gdzie są plusy tego rozwiązania. Otóż największym plusem jest to, że nie ponosimy kosztów kreowanego ryzyka, które standardowo jest zakładane w wycenach Fixed Price.
W rozliczeniach T&M projekt najczęściej dzielimy na mniejsze prace, tzw. etapy. Przy każdym z nich określamy funkcjonalności, które będą realizowane i szacujemy ich czasochłonność, czyli koszt. Na koniec etapu wiemy od razy czy zmieściliśmy się w jego zakładanym budżecie czy nie. Jeśli zmieściliśmy się i została nam rezerwa, możemy zadecydować o zwiększeniu funkcjonalności realizowanego etapu. Jeśli budżet został przekroczony z powodu napotkanych problemów (czyli realnego ryzyka, które się wydarzyło, a nie kreowanego), mamy możliwość przeanalizować dokumentację i zmienić trochę postać kolejnych etapów, aby nadal utrzymać ich założony budżet. Pamiętaj też, że najwięcej ciekawych pomysłów przychodzi podczas testowania projektu. Jeśli podczas testów etapu zobaczymy, że coś trzeba zmienić, coś usunąć, dodać lub zmienić, możemy to robić na bieżąco i decyzje podejmować na podstawie stanu aktualnego budżetu. W przypadku Fixed Price, w podobnej sytuacji, najczęściej spotkamy się z odpowiedzią: „Tego nie zakładaliśmy w wycenie, więc musimy zrobić dodatkową wycenę”. Wykonawca podejmował ryzyko realizacji zlecanego zakresu w kwocie X. Nie ważne z jakim dochodem zamknął projekt. To co jest nowe, musi być wykonane jako dodatkowe zlecenie. Pamiętaj, że to dodatkowe zlecenie też będzie zakładać siatkę ryzyka w swojej wycenie. Pętla się zamyka. Mam nadzieję, że teraz już widzisz przewagę T&M.
Jakie formy rozliczenia wybierać i kiedy ? To wszystko zależy od indywidualnych potrzeb, a także naszego doświadczenia.
Jeśli realizujesz swój pierwszy projekt, masz dobrze opisany pomysł oraz wszystkie funkcje jakich potrzebujesz, skorzystaj z Fixed Price. Proponuję natomiast abyś spróbował podzielić realizację na dwa etapy. W pierwszej kolejności wyceń przygotowanie dokumentacji projektu oraz makiet obrazujących układ strony lub systemu. Wówczas otrzymasz dokładny spis funkcji oraz wstępnie rozrysowane widoki. Pozwoli Ci to lepiej wyobrazić sobie produkt końcowy. Zapewniam Cię, że już na tym etapie zobaczysz, ile rzeczy nie przewidziałeś i ile zmian chciałbyś wprowadzić. Mając przygotowaną dokumentację, zleć dopiero wycenę realizacji projektu. Prośbę o wycenę możesz wysłać do kilku firm, dzięki czemu porównasz wyceny. Wybierz firmę i przystąp do realizacji. Fixed Price najlepiej jest stosować gdy nie masz dużo czasu na realizację projektu oraz projekt nie jest za duży.
Jeśli masz już kilka projektów za sobą i posiadasz pomysł na biznes, ale jeszcze nie wiesz dokładnie jaki kształt powinien mieć system lub strona, którą planujesz wykonać, skorzystaj z rozliczenia T&M. Nakreśl wykonawcy co chcesz zrealizować, jakie są Twoje potrzeby i rozpocznij współpracę. Wspólnie podzielcie projekt na etapy i oszacujcie koszt każdego z nich. Na każdym etapie będziesz mógł wyciągać wnioski z funkcjonalności, które zostały przygotowane i kierować rozwojem projektu. Najlepiej skup się na stworzeniu najprostszej formy projektu tzw. MVP (Minimum Variable Product), który będziesz mógł przetestować ze swoimi pierwszymi klientami. Po zebraniu pierwszego feedback’u, zaplanuj kolejne kroki i rozwijaj swój projekt. T&M jest najlepszym rozliczeniem, gdy planujemy większy system lub stronę i mamy więcej czasu na realizację projektu. W tej formie aktywnie uczestniczymy w realizacji projektu, więc całkowity czas realizacji jest w dużej mierze uzależniony od nas samych.
